6 największych problemów z planowaniem

Koniec starego roku i początek nowego zawsze sprzyja przemyśleniom, podsumowaniom, ale także planom na nadchodzący rok. Przypomnij sobie jak często przygotowywałeś rozbudowane listy z planami na przyszły rok z nadzieją, że tym razem uda Ci się wszystkie je zrealizować. Niestety bardzo często okazywało się później, że niestety po raz kolejny się nie udało.

Zamiast – w piłkarskim duchu – zaśpiewać sobie: „nic się nie stało…” zachęcam do analizy swoich działań, które w konsekwencji okazywały się nieskuteczne oraz do wyciągnięcia wniosków na przyszłość. Możesz ponownie powiedzieć: „historia lubi się powtarzać”, lub zmienić swoje działania i zatrzymać ten niepożądany ciąg wydarzeń. Decyzja jak zawsze należy do Ciebie.

Zanim ją podejmiesz zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, które dla Ciebie przygotowałem.

Problem 1. Uleganie mitowi, że lista TO-DO jest receptą na sukces.

Bardzo często podczas planowania działań w nadchodzącym roku ulegamy pokusie „więcej znaczy lepiej”. Wychodzimy z założenia, że im więcej rzeczy do zrobienia sobie zaplanujemy, tym bardziej będziemy mogli powiedzieć: „tak, jestem gotów na rok, w którym wszystko się zmieni; rok, w którym odmienię swoje życie!”. Niestety efekt takiego myślenia jest wręcz odwrotny! Tym bardziej, że najczęściej popełniamy kolejny poważny błąd: wszystkie te zadania wpisujemy na tzw. listę TO-DO.

Niestety listy TO-DO mają jedną bardzo poważną słabość: bardzo łatwo na taką listę wpisać kolejne zadanie do wykonania, niezależnie od tego, czy realnie jesteśmy w stanie je zrealizować, czy też nie.

Listy TO-DO są niejako odrealnione z uwagi na brak ich powiązania z kalendarzem.

Łatwość dodawania na listę kolejnych zadań prowadzi do tego, że z tygodnia na tydzień stają się one coraz dłuższe. Jednocześnie ciągle łudzimy się, że mimo przybywających zadań przyjdzie kiedyś taki dzień, że z sukcesem odhaczymy na liście wszystkie znajdujące się na niej zadania. Ku naszemu przerażeniu moment ten jednak nigdy nie następuje.

Niestety potwierdzają to także statystyki: jak podaje chociażby serwis IDoneThis na podstawie użytkowników ich aplikacji, aż 41 proc. zadań z listy TO-DO nie zostaje nigdy wykonana. Niestety potwierdzają to także uczestnicy naszych warsztatów z budowania efektywności oraz symulacji biznesowych (np. Symulacji biznesowej „Czas Na Kawę” poświęconej budowaniu efektywności właśnie). Z analizy ich list TO-DO wynika, że 46 proc. zadań na tychże listach nigdy nie została zrealizowana!

Kolejnym bardzo dużym problemem z listami TO-DO jest tzw. brak lub błędna priorytetyzacja zadań.

Pozwól, że podam Ci pewien przykład:

Wyobraź sobie, że jesteś w sklepie spożywczym i kupujesz np. wino. Patrzysz na półkę i widzisz wina w 3 różnych cenach: 19zł, 39zł i 49zł. Dodam, że nie jesteś żadnym znawcą win. Jaką decyzję podejmiesz? Prawdopodobnie zachowasz się jak większość z klientów: nie wybierzesz wina najdroższego (bo po co przepłacać, skoro i tak się nie bardzo znasz). Prawdopodobnie nie wybierzesz też wina najtańszego (tanie, więc pewnie kiepskiej jakości). Z dużym prawdopodobieństwem wybierzesz pewnie zatem wino za 39zł.

Dlaczego podaję Ci ten przykład, który na pierwszy rzut oka niewiele ma wspólnego z planowaniem? Otóż ma i to bardzo dużo! Przykład powyższy doskonale pokazuje, że przy podejmowaniu decyzji łączących się z wyborem (produktu, usługi lub chociażby w naszym przypadku – zadania do realizacji) szukamy punktów, na podstawie których możemy dokonać porównania wybieranych przez nas rozwiązań, na podstawie określonego przez nas, łatwo identyfikowalnego kryterium.

Chcąc zatem wybrać do realizacji zadanie spośród tych znajdujących się na stworzonej przez nas liście TO-DO, poszukujemy kryterium, na podstawie którego łatwiej będzie nam podjąć decyzję.

Tak jak w przypadku zakupu wina porównanie na podstawie kryterium cena/jakość narzuca się niemal samoistnie, tak w przypadku porównania zadań do realizacji łatwo przychodzi nam wybór innych kryteriów – np. trudność realizacji czy większa lub mniejsza przyjemność. Porównywanie zadań pod kątem takich kryteriów prowadzi najczęściej do tego, że po prostu wybieramy do realizacji zadania, które wydają nam się łatwiejsze lub z ich realizacji czerpiemy największą przyjemność. Obce nam jest ocenianie zadań pod kątem ich ważności – chociażby pod kątem ich przydatności przy realizacji naszych celów.

Dlaczego zatem listy TO-DO są tak popularne i często używane?

Powodów jest kilka. Są one bardzo proste w użytkowaniu i nie wymagają specjalistycznej wiedzy ani umiejętności. Dzięki swojej prostocie sprzyjają złudnej opinii, iż planujemy i pracujemy nad własną efektywnością. Jak dołożymy do tego jeszcze możliwość korzystania z łatwo dostępnych aplikacji do ich tworzenia, to w dobie wszechobecnej technologii tworzenie list TO-DO jest dla większości łatwym kąskiem.

Co zatem zrobić, by listy TO-DO pomagały Ci a nie przeszkadzały?

Odpowiedź jest prosta:

zamień je na kalendarz!

Jak już wspominałem wcześniej listy TO-DO są odrealnione czasowo. Planując zatem swoje działania pamiętaj, by za każdym razem oszacować czas potrzebny na ich wykonanie oraz nadać im ramy czasowe umieszczając w kalendarzu. Unikniesz dzięki temu sytuacji, z którymi spotykasz się obecnie: mnóstwo zadań nieskoordynowanych ze sobą, zalegających od tygodni (bardzo często znajdowały się tam zadania, które możesz wykonać w godzinę, jak i te, na które musisz poświęcić wielokrotnie więcej czasu).

Dzięki umieszczaniu zadań od razu w kalendarzu zapanujesz nad swoim tygodniem – będziesz go widzieć jak na dłoni, dzięki czemu będziesz mieć kontrolę nad upływającym czasem. Kiedy zobaczysz jaką ilością czasu dysponujesz danego dnia, automatycznie zdeterminuje to Twoje decyzje odnośnie kolejnych zadań. Podczas gdy wcześniej wpisałbyś je po prostu na swoją TO-DO listę, teraz zastanowisz się nad przydatnością danego zadania na drodze do realizacji Twojego celu.

Zamiast wpisywać na swoją dotychczasową TO-DO listę wszystkiego co Ci przyjdzie do głowy, zacznij myśleć o zadaniach pod kątem priorytetów.

Pamiętaj, by wybierać do realizacji w pierwszej kolejności te zadania, które w największym stopniu przybliżą Cię do celu.

Zanim w ogóle zaczniesz zastanawiać się nad priorytetem jaki nadać swojemu zadaniu, zastanów się najpierw czy w ogóle warto to zadanie wykonać! Wykorzystaj jako pierwsze sito pytanie:

„Czy realizacja tego zadania jest dla mnie niezbędna?”.

Bardzo często okazuje się, że zadania, które na pierwszy rzut oka wydają się nam niezbędne, po szybkiej analizie tracą na swojej ważności. Dzięki temu zabiegowi będziesz w stanie już na początku odrzucić (lub oddelegować) część zadań, co pozwoli Ci skoncentrować się jedynie na tych, które w największym stopniu przybliżą Cię do celu.

O ile w ogóle wcześniej ustaliłeś jakiś cel…

Doświadczenie pokazuje, że bardzo często planujemy bardzo dużo działań, nie mających ze sobą wiele wspólnego. Wynika to w dużej mierze, że nie zaczynamy od tego co najważniejsze – zdefiniowania celu jaki chcemy osiągnąć.

Problem 2. Brak pracy z celami.

Łatwość budowania list TO-DO, na które automatycznie wpisujesz zadania do zrealizowania powoduje, że bardzo często zapominasz o tym, dlaczego i co właściwie chcesz osiągnąć? Jaki ma być główny cel tych Twoich działań?

Kiedy zadaję pytanie „Czy warto stawiać cele?” bardzo rzadko słyszę: „Tak, jest mi to potrzebne”. Mimo, iż większość z nas zdaje sobie sprawę z konieczności stawiania celów, to bardzo często pomijamy lub bagatelizujemy ten bardzo ważny fakt. Dlaczego? Powodów może być kilka. Jednym z nich może być strach przed celami („przeraża mnie cel sam w sobie, wolę go nie widzieć, gdyż wtedy mnie blokuje”). Innym powodem może być brak znajomości sposobów na skuteczne stawianie celu.

Co zatem zrobić, by nauczyć się stawiać cele, które będą zachęcać nas do ich realizacji? Jednym ze sposobów jest wykorzystanie metody EnISMARTER, o której przeczytasz w innym z artykułów.

Pamiętaj, że planując działania w nadchodzącym roku możesz zaplanować naprawdę wszystko – ale aby to wszystko zrealizować musisz tylko wiedzieć po co!

Z obserwacji (np. w trakcie naszych symulacji biznesowych) widzimy, że bardzo łatwo ulec pokusie szybkiego planowania działań, by jak najszybciej przejść do etapu ich realizacji. Jeżeli jednak nie poświęcisz czasu najpierw na ustalenie celu, większość zaplanowanych przez Ciebie zadań nie zostanie przez Ciebie zrealizowanych, lub ich realizacja nie będzie miała dla Ciebie większego znaczenia.

Stawianie celów to tylko początek drogi. Samo postawienie celu jeszcze nie gwarantuje Ci jego osiągnięcia. Aby tego dokonać musisz zaplanować konkretne zadania i działania, które doprowadzą Cię do realizacji założonego celu. Planowanie zadań musi być na tyle konkretne, aby – jak po nitce do kłębka – poruszać się wprost do mety, którym jest Twój cel.

Problem 3. Wystarczy, że wiem co mam robić – nie muszę tego jakoś szczególnie planować.

Planują wszyscy i wszystko – jednakże dzieje się to najczęściej w dwóch wymiarach.

Pierwszy – podstawowy – sprowadza się jedynie do uzupełniania wykorzystywanych mobilnych aplikacji do tzw. „zarządzania czasem”. Panuje przeświadczenie: „planuję, bo korzystam z super aplikacji i nawet ją uzupełniam zadaniami”… Pomijam fakt, iż większość zadań wpisywanych do aplikacji jest zbliżonych do: „kupić bułki” lub „zrobić pranie”…

Drugi – głębszy – opiera się nie tylko na uzupełnieniu aplikacji bądź kalendarza zadaniami, ale także na określeniu celów, jakie dzięki realizacji tych zadań mają zostać osiągnięte.

Poza tym – czy planowanie w jakiejkolwiek formie ma sens? Dlaczego planując można działać skuteczniej? Jaki jest tego mechanizm?

Planowanie ma jedną ważną zaletę – pozwala przewidywać efektywną pracę i doświadczać produktywności. Po jakimś czasie prowadzenia mniej lub bardziej udanych planów każdy może oszacować, ile czasu każdego dnia może przeznaczyć na konkretne zadania. Dlaczego zatem często okazuje się. że nasze pierwsze plany niemal na pewno nie zostają zrealizowane? Papier przyjmie wszystko, ale czas z gumy nie jest i czasem po prostu dzień jest za krótki na zrealizowanie wszystkich zamierzeń. Wynika to z faktu, iż bardzo często uznajemy, iż dużo znaczy dobrze.

Po paru dniach lub tygodniach planowania wszystko jednak pójdzie łatwiej. Następuje weryfikacja tego faktu i sami zaczynamy dostrzegać to, że pierwszym krokiem powinno być umiejętne zdefiniowanie celu – finalnego, oczekiwanego rezultatu naszych działań. Z jednej strony plany będą bardziej realistyczne, a z drugiej bardziej surowo przestrzegane.

Pamiętaj także o tym, by wystrzegać się przekleństwa dwóch kalendarzy – zawodowego i osobistego. Prowadzenie dwóch kalendarzy, firmowego i osobistego, jest próbą oszustwa, bo niezależnie od klasyfikacji, wszystkie zajęcia zajmują ten sam dzień – masz dwa kalendarze, ale tylko jedną dobę, więc od początku lepiej nie komplikować sobie życia.

Planowanie to tylko jeden z przejawów porządkowania własnego życia – zarówno prywatnego jak i zawodowego. Jest ono ważne, ponieważ uczy samodyscypliny i konsekwencji. Planowanie rozwija umiejętność myślenia przyszłościowego i pozwala przewidywać również nagrody – może to być dzień wolny, spotkanie z przyjaciółmi albo tygodniowe wczasy nad jeziorem. Bez planu często nie można znaleźć czasu na przyjemności, ponieważ zawsze znajdą się jakieś zadania do wykonania.

Zaplanowanie czasu wolnego – niezbyt precyzyjne, po prostu określenie go jako okresu, w którym można oddać się dowolnej formie lenistwa – pozwala efektywniej wykorzystywać czas przeznaczony na pracę, a to dzięki świadomości, że skuteczne wykonanie zadań pozwoli później cieszyć się odpoczynkiem.

Ma to niezwykle ważne znaczenie w procesie wspomnianego wcześniej doświadczania produktywności, jakim jest stan poczucia panowania nad sytuacją, czyli optymalnymi warunkami zarówno do działania jak i do doświadczania.

Problem 4. Każde zaplanowane zadanie jest najważniejsze.

Przede wszystkim zanim zaczniesz planować działania zacznij umiejętnie pracować na celach! To cel ma przyświecać każdym Twoim działaniom i być warunkiem je determinującym. Kiedy już masz jasno zdefiniowane cele możesz przejść do planowania konkretnych działań.

Z dużym prawdopodobieństwem mogę stwierdzić, że zadania planujesz – i to często w bardzo dużej ilości. Spotykasz się czasami ze zjawiskiem natłoku zadań? Też masz czasami mnóstwo rzeczy do zrobienia? I to niejednokrotnie – na wczoraj? Dzieje się tak, gdy wszystkim naszym działaniom i zaplanowanym zadaniom nadajemy taką samą ważność.

Kiedy wszystkie zaplanowane przez nas zadania wydają się najważniejsze i do zrobienia natychmiast, bardzo często się w tym gubimy. Efektem tego jest brak realizacji założonych działań, poświęcanie im więcej czasu niż planowaliśmy i bardzo często – przekładanie ich na później. Dwight Eisenhower zauważył pewną prawidłowość, o której powinniśmy pamiętać wybierając zadania do realizacji. Eisenhower zauważył, że w przypadku zadań do realizacji „to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Sztuką zatem staje się tutaj umiejętne zarządzanie priorytetami.

Dwa główne czynniki, które wpływają na nasze decyzje dotyczące sposobu wykorzystywania czasu, to: pilność i ważność danego zadania. Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, których osiągnięcie jest naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania. Dzieje się tak dlatego, że nie wywierają one na nas żadnej presji ani wpływu. Z tego powodu nie wydają się one pilne. A zatem, ponieważ nie są one „pilne”, to my sami musimy „wywrzeć na sobie presję”, aby je podejmować.

Aby ustalić, co jest naprawdę ważne, warto skorzystać z macierzy Eisenhowera, której cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas (o tym jak wykorzystywać macierz Eisenhowera dowiesz się z naszych symulacji biznesowych oraz innych naszych artykułów na blogu).

Problem 5. Mam plan – wystarczy, że go zrealizuję bez żadnej kontroli.

Kontrola i doskonalenie są bardzo ważnymi elementami w całym procesie osiągania celów. Każdego dnia warto stawiać sobie pytania, dzięki którym w prosty sposób możemy zapanować nad realizacją założonego wcześniej planu.

Jak to słusznie zauważył Thomas Sterner:

„Wszystko, co w życiu warto osiągnąć, wymaga praktyki. Na dobrą sprawę życie to nic innego jak jedna długa sesja praktykowania, niekończący się trud doskonalenia naszych działań”.

Możemy mieć najlepszy nawet plan, wyznaczone zadania, które mają nas doprowadzić do upragnionego celu, jednakże bez ciągłej jego weryfikacji i doskonalenia możemy mimo wszystko tego celu nie osiągnąć. Ważne jest zatem, aby nie zapominać o tym bardzo ważnym elemencie i na każdym etapie dążenia do celu ciągle trzymać rękę na pulsie.

Problem 6. Przekleństwo nadmiernej perfekcji.

Będąc w procesie realizacji zadań, które mają doprowadzić Cię do założonego celu możesz wpaść w pułapkę, którą sam na siebie zastawisz w sytuacji gdy zaobserwujesz, że popełniasz błędy w realizacji Twojego planu.

Sama identyfikacja błędów jest potrzebna, gdyż potwierdza, że na każdym etapie masz nad realizacją planu kontrolę. Problemem jest sytuacja, w której popełniane błędy rozpamiętujesz zbyt długo, przez co marnujesz niepotrzebnie dużą ilość czasu i energii. Zamiast tego skieruj energię na szybkie reagowanie na błędy oraz na bieżące i sprawne wyciąganie wniosków.

Bardzo często (czasami zupełnie niepotrzebnie) koncentrujemy się na bardzo drobiazgowym rozkładaniu błędów na czynniki pierwsze, zamiast szybko wyciągnąć wnioski i nanieść poprawki na stworzony wcześniej plan. Często mamy także tendencję do myślenia i marnowania czasu na rzeczy, na które nie mamy wpływu. Wynika to najczęściej z naszych nawyków, bądź przyzwyczajeń, by przewidywać wszelkie warianty.

Działanie takie – zamiast wpływać na szybkie eliminowanie błędów – wywołuje u nas najczęściej lęk, który spowalnia reakcje przez co na korygowanie planu działań poświęcamy więcej czasu i energii niż powinniśmy. Tym bardziej, że często głowę zajmują nam rzeczy, które w ogóle nie powinny.

Maxi C. Maultsby, twórca Racjonalnej Terapii Zachowań stwierdził kiedyś, że:

„80 proc. tego, czego się obawiamy, nigdy się nie wydarzy. Na 8 proc. tego, co się wydarzy, nie będziemy mieli żadnego wpływu. Z pozostałą częścią większość z nas potrafi sobie znakomicie poradzić”.

Warto pamiętać o tym szczególnie w momencie, gdy wpadniemy w pętlę zbyt szczegółowej analizy i utkniemy w martwym punkcie. Możemy tego zjawiska doświadczyć także w sytuacji, gdy planując działania roczne automatycznie dopadną nas wątpliwości dotyczące szans na ich realizację – wówczas najczęściej pojawiają nam się w głowie te 80 proc. rzeczy, o których wspominał Maxi C. Maultsby.